Datenschutz

1. Verantwortlicher

KapCorp Labs, Inhaber Taycan Kaplan
Am Buchen 4
57234 Wilnsdorf
Deutschland
E-Mail: support-tca@kapcorp.de
Telefon: 0151 28200535

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt. Datenschutzanfragen können unmittelbar an die genannte Adresse gerichtet werden. Ob künftig eine gesetzliche Benennungspflicht besteht, wird insbesondere bei Änderungen von Umfang, Risiko oder Organisation der Verarbeitung erneut geprüft.

2. Website und Serverprotokolle

Beim Aufruf werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, HTTP-Methode und Status, übertragene Datenmenge, Referrer, Browserkennung und Betriebssystem gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Containerprotokolle werden größenbegrenzt rotiert. Kontobezogene Sicherheits- und Auditereignisse werden grundsätzlich spätestens nach 365 Tagen gelöscht; bei einem konkreten Vorfall können erforderliche Nachweise bis zu dessen Aufklärung und Ablauf einschlägiger Fristen fortbestehen.

Die Website und der TCA-Server werden auf Infrastruktur der 1blu GmbH, Riedemannweg 60, 13627 Berlin, in Deutschland betrieben. 1blu ist nach Angabe des Betreibers auf Grundlage eines im Kundenbereich abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags eingebunden; Vertragsänderungen und Unterauftragnehmer werden regelmäßig überprüft.

3. Keine Werbe-Cookies und kein Tracking

Diese Website setzt keine Analyse-, Marketing- oder Profiling-Dienste, keine extern geladenen Schriftarten und keine Social-Media-Tracker ein. Die öffentliche Website speichert derzeit keine Informationen im Browser. Daher wird kein Einwilligungsbanner angezeigt. Sollte sich das ändern, wird vor dem Einsatz ein rechtskonformes Einwilligungsverfahren ergänzt.

Nach einer Anmeldung setzt das TCA-Kundenkonto ausschließlich das technisch notwendige, verschlüsselt übertragene Sitzungscookie tc_portal_session. Es ist für den geschützten Kontozugang erforderlich, nicht für JavaScript lesbar und wird spätestens nach acht Stunden ungültig; bei Abmeldung wird es gelöscht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Die unter www.server.kapcorp.de/tca/ angebotene Browser-App verwendet ursprungsgebundenen Browserspeicher für die angeforderten Funktionen. Darin befinden sich eine unpersönliche Releasekennung zur Cache-Aktualisierung, eine zufällige Gerätekennung und notwendige Einstellungen. Anmeldetoken, Kontoangaben und der Ende-zu-Ende-Kontoschlüssel werden standardmäßig verschlüsselt im Sitzungsspeicher des jeweiligen Browser-Tabs gehalten; ein Neuladen beendet diese Sitzung nicht, das Schließen des Tabs grundsätzlich schon. Wer ausdrücklich „Auf diesem privaten Gerät angemeldet bleiben“ auswählt, lässt diese Anmeldeinformationen verschlüsselt im dauerhaften Browserspeicher ablegen. Eine gesonderte Auswahl „E-Mail-Adresse merken“ kann die Adresse auch nach dem Abmelden für die nächste Anmeldung erhalten. Beide Auswahlen sind optional und für gemeinsam genutzte Geräte nicht vorgesehen. Das Kontopasswort speichert TCA nicht; ein vom Nutzer verwendeter Passwortmanager kann es unabhängig davon speichern.

Fachinhalte wie Schüler-, Kurs- oder Notendaten liegen in der Browser-App nur in einer flüchtigen Datenbank und werden nicht dauerhaft im Browser gespeichert. Bei ausdrücklicher Abmeldung werden Sitzung, Kontoschlüssel, Berechtigungsstatus und flüchtige Fachinhalte dieses Browsers gelöscht. Eine ausdrücklich gemerkte E-Mail-Adresse bleibt bis zum Abschalten dieser Auswahl oder Löschen der Website-Daten erhalten. Eine bestehende Anmeldung kann durch Ablauf, Widerruf oder Sicherheitsmaßnahmen beendet werden. Die Speicherung dient ausschließlich den jeweils angeforderten Zugangs- und Merkfunktionen, nicht der Werbung oder Beobachtung des Nutzungsverhaltens. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Browserspeicher bietet keinen Schutz vor Personen oder Schadsoftware mit Zugriff auf ein entsperrtes Benutzerprofil. Auf gemeinsam genutzten Geräten bitte nach jeder Nutzung abmelden.

4. Kontakt und Support

Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir Absenderadresse, Namen, Inhalt, Zeitpunkt und technisch notwendige Zustellinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder vertraglichen Anliegen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Supportnachrichten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten entgegenstehen.

Bitte übermittle keine Schülerdaten, Wiederherstellungsschlüssel, Passwörter oder vollständigen Datenbanksicherungen per E-Mail.

5. TCA-Konto

Für Registrierung, Anmeldung und Geräteverwaltung verarbeitet TCA insbesondere E-Mail-Adresse, Anzeigename, ausschließlich kryptografisch abgeleitete Passwortwerte, E-Mail-Bestätigungs-, Anmelde- und Rücksetzinformationen, eine automatisch aus Plattform und zufälliger Gerätekennung gebildete Gerätebezeichnung, Plattform, App-Version, Sitzungskennungen sowie sicherheitsbezogene Zeit- und Verbindungsdaten. Der Gerätename muss bei der Anmeldung nicht eingegeben werden. Bei der ersten erfolgreichen Anmeldung eines neuen oder zuvor widerrufenen Geräts wird zur Missbrauchserkennung eine Benachrichtigung an die Konto-E-Mail-Adresse gesendet. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bei der Anmeldung mit Kontopasswort ist zusätzlich ein zweiter Faktor erforderlich. Voreingestellt ist ein kurzlebiger, versuchsbegrenzter E-Mail-Code, von dem nur ein HMAC-Prüfwert gespeichert wird. Freiwillig kann stattdessen ein standardkonformer TOTP-Authenticator eingerichtet werden. Dessen zufälliges Geheimnis wird auf dem Server mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert; die einmal verwendbaren Wiederherstellungscodes werden ausschließlich als kryptografische HMAC-Prüfwerte gespeichert und können nach dem Einrichtungsdialog nicht ausgelesen werden. Gespeichert werden außerdem gewählte Methode, Aktivierungszeitpunkt und zur Verhinderung einer Wiederverwendung der zuletzt akzeptierte Zeitschritt. Ein Passwort-Reset widerruft bestehende Sitzungen und erfordert anschließend eine vollständige Anmeldung einschließlich zweitem Faktor. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die sichere Bereitstellung des Kontos.

Freiwillig kann zusätzlich ein Passkey eingerichtet werden. Der private Schlüssel und eine gegebenenfalls verwendete Biometrie bleiben beim Betriebssystem, Browser oder Passkey-Anbieter und werden nicht an KapCorp übertragen. TCA speichert nur die öffentliche Schlüsselhälfte, eine zufällige Credential- und Benutzerkennung, den frei gewählten Passkey-Namen, zulässige Transportmerkmale, Sicherungsstatus, Signaturzähler sowie Einrichtungs- und letzte Nutzungszeit. Kurzlebige, zweck-, konto-, sitzungs- und gerätegebundene WebAuthn-Challenges verarbeiten außerdem Ablauf, Fehlversuche und technische Verbindungsadresse. Die Geräteentsperrung ist stets erforderlich. Ein Passkey kann die Passwort-und-Code-Anmeldung ersetzen; Passwort und zweiter Faktor bleiben als Rückfallweg bestehen. Synchronisiert ein Betriebssystemanbieter den Passkey, erfolgt dies nach dessen eigenständigen Einstellungen und Datenschutzhinweisen. Passkeys können in TCA widerrufen werden; widerrufene öffentliche Nachweise werden für die Missbrauchsabwehr spätestens nach 365 Tagen entfernt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Alternativ kann ein bereits angemeldetes eigenes Gerät eine neue TCA-App- oder Browseranmeldung per QR-Code freigeben. Die Freigabe verlangt eine erneute Sicherheitscode-Prüfung und die Bestätigung der angezeigten Geräteangaben und Vergleichszahl. Der Server verarbeitet dafür eine zufällige Anmeldekennung, den Hash eines geheimen Abfragetokens, öffentliche Schlüsselaustauschdaten, Geräteangaben, Vergleichszahl und Ablaufzeit. Der QR-Code enthält weder Kontopasswort noch Zugangstoken oder Kontoschlüssel. Der persönliche Kontoschlüssel wird mit X25519, HKDF-SHA-256 und AES-256-GCM zwischen den beteiligten Geräten verschlüsselt übertragen; der Server vermittelt nur die verschlüsselte Hülle. Der Code gilt höchstens drei Minuten und kann nur einmal verwendet werden. Bei Abschluss oder Abbruch wird die verschlüsselte Hülle unmittelbar entfernt; technische QR-Anfragen werden im fünfminütigen Bereinigungslauf nach Ablauf entfernt. Die Verarbeitung dient der ausdrücklich angeforderten Geräteanmeldung und Kontosicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Der Notfall-Wiederherstellungsschlüssel bleibt weiterhin erforderlich, wenn kein angemeldetes Gerät mehr verfügbar ist.

Bei Registrierung und Bestellung werden außerdem Fassung, Zeitpunkt, Quelle und technische Verbindungsadresse der Bestätigung von AGB, Datenschutzhinweisen und erforderlichen Vertragserklärungen als Nachweis gespeichert. Einmalkennungen sind zeitlich begrenzt. Zugangstoken und widerrufene Geräteinformationen werden im notwendigen Umfang zur Konto- und Missbrauchssicherheit verarbeitet.

Kunden-, Lizenz- und Mitarbeiterverwaltung

Für die Vertragsbetreuung verwaltet KapCorp Labs Kundenname, Kontoadresse, Schul- und Vertragskontaktdaten, Schulzuordnungen, Tarif, Test- und Lizenzlaufzeiten, Platzzahlen sowie Zugangsstatus. Berechtigte Mitarbeitende sehen ausschließlich die für ihre Rolle vorgesehenen Verwaltungsdaten. Ein Schuladministrator erhält dadurch keine Betreiberrechte. Diese Verwaltung eröffnet keinen Zugriff auf Schülerdaten, Unterrichtsinhalte, Kontopasswörter oder Ende-zu-Ende-Wiederherstellungsschlüssel. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsbetreuung und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Zugriffsschutz, Fehlerkorrektur und Missbrauchsprävention.

Manuell vorbereitete Kundenkontaktdatensätze ersetzen keine Registrierung: Die betroffene Person wählt ihr Passwort selbst und bestätigt die eigene E-Mail-Adresse. Eine manuelle Lizenzfreigabe ist keine Zahlungsbuchung. Eine Nutzungssperre beendet nicht automatisch ein Zahlungsabonnement und löscht keine Fachinhalte. Laufzeitprüfungen berücksichtigen den vertraglich freigegebenen Zeitraum; bei Unstimmigkeiten ist über den Datenschutz- und Supportkontakt eine menschliche Prüfung möglich.

Der Mitarbeiterzugang verwendet eine ausdrücklich vergebene Rolle, die bestehende Kontenanmeldung und eine zusätzliche, kurzlebige E-Mail-Sicherheitsfreigabe. Die Verwaltungsfreigabe und angezeigte Kundenlisten bleiben im Arbeitsspeicher; beim Sperren, Abmelden oder Wechsel einer bereits freigeschalteten Verwaltung in den Hintergrund werden sie lokal verworfen. Nur gehashte Prüfwerte der Freigabe werden serverseitig gespeichert. Änderungen an Rollen, Lizenzen und Sperren werden mit Mitarbeiterkennung, Zielkennung, Zeitpunkt und den nötigen Status-/Laufzeitwerten protokolliert, nicht mit Schülerdaten oder vollständigen Kontakttexten. Diese Änderungsnachweise werden nach zwölf Monaten im täglichen Wartungslauf gelöscht. Abgelaufene Freigaben und Codes sowie technische Antworten zur Vermeidung doppelter Änderungen werden nach sieben Tagen im Wartungslauf bereinigt. Bei einer Kontolöschung wird der zusätzliche Kundenkontaktdatensatz anonymisiert; ehemalige manuelle Lizenzen gehen nicht auf eine Neuregistrierung derselben Adresse über. Gesetzlich notwendige Zahlungs- und Rechnungsnachweise bleiben davon getrennt.

Befristeter Schul-Notfallzugang

Bei Verlust eines persönlichen Wiederherstellungsschlüssels kann ein ausdrücklich berechtigter Inhaber nach frischer Sicherheitsbestätigung einen begrenzten Schul-Notfallzugang freigeben. Der Kunde meldet sich weiterhin selbst an und bestätigt die einmalige Aktivierung mit einem eigenen aktuellen Sicherheitscode. Es werden weder persönliche Schlüssel zurückgesetzt noch verschlüsselte Inhalte entschlüsselt oder gelöscht. Die Freigabe verändert keine Schulrolle, Schulmitgliedschaft oder Lizenz und erteilt KapCorp-Mitarbeitenden keinen Zugriff auf pädagogische Inhalte.

Verarbeitet werden Konto-, Kunden-, Mitarbeiter- und Gerätezuordnungen, die Zweckkennung, Erteilungs-, Ablauf-, Aktivierungs- und gegebenenfalls Widerrufszeitpunkte, Statusrevisionen, ein nicht rückrechenbarer Prüfwert des berechtigten Kontextes sowie der Versandstatus der Benachrichtigung. Sicherheitscodes werden nur als geschützte Prüfwerte gespeichert; Fehlversuche werden begrenzt. Die Freigabe ist 24 Stunden einlösbar, der aktivierte Schulzugang höchstens sieben Tage an das bestätigte Gerät und dessen Anmeldung gebunden. Bei Ablauf, Widerruf oder geändertem Berechtigungskontext wird die Freigabe ungültig. Persönliche Syncdaten, Sicherungen und private Termininhalte bleiben ohne den ursprünglichen Schlüssel gesperrt.

Die Verarbeitung dient dem angeforderten Support und der Sicherung des Kontozugangs im Rahmen der unter Abschnitt 5 beschriebenen Vertrags- und Sicherheitszwecke. Technische Bestätigungsvorgänge werden im Wartungslauf nach sieben Tagen seit Verbrauch oder Ablauf bereinigt; Freigabemetadaten frühestens sieben Tage nach dem letzten maßgeblichen Ablauf-, Widerrufs- oder Ungültigkeitszeitpunkt. Verwaltungsänderungsnachweise unterliegen der oben genannten zwölfmonatigen Aufbewahrung, kontobezogene Sicherheitsereignisse der allgemeinen Sicherheitsprotokollierung. Die Möglichkeit der normalen Anmeldung und bestehende Daten werden durch eine bloße Supportanfrage nicht verändert.

6. Unterrichts- und Schuldaten

Teacher Companion kann Daten über Schüler, Kurse, Unterricht, Anwesenheit, Leistungen, Sitzpläne, Klassenlisten, Finanzen und Gespräche verarbeiten. Verantwortlich ist regelmäßig die Schule, der Schulträger oder die nach dem anwendbaren Schulrecht bestimmte Stelle. Eine Lehrkraft ist nur dann selbst Verantwortlicher oder zur Übermittlung befugt, wenn sich dies aus der konkreten Rechts- und Organisationslage ergibt. Die verantwortliche Stelle bleibt für Zulässigkeit, Rechtsgrundlage, Informationspflichten, Zugriffsberechtigungen und fachliche Löschfristen zuständig; KapCorp Labs bleibt für seine eigenen Pflichten als Auftragsverarbeiter verantwortlich.

Bei der Schullizenz werden Schuldaten in einem technisch getrennten Schulmandanten verarbeitet. Die Schuladministration verwaltet Lehrkräfte, Schüler, Klassen, Kurse, Unterrichtszeiten, Ferien und Stundenpläne. Lehrkräfte erhalten nur den für ihre zugeordneten Kurse und Klassen erforderlichen Ausschnitt und dürfen dort Unterrichtsstoff und Anwesenheit dokumentieren; Klassenleitungen können das zugeordnete Klassenbuch exportieren. Schulinterne Kürzel und IDs verhindern namensbasierte Verwechslungen. Schülerkonten und Schüler-E-Mail-Adressen gehören nicht zum erforderlichen Grundumfang.

Soweit KapCorp Labs solche Daten im Auftrag einer Schule oder einer sonstigen verantwortlichen Stelle verarbeitet, ist vor der produktiven Nutzung ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abzuschließen. Der vollständige AV-Vertrag einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen, Unterauftragnehmern und Löschkonzept ist unter Auftragsverarbeitung hinterlegt.

Im Einzelmodus werden bei aktivierter Ende-zu-Ende-Verschlüsselung synchronisierte Fachinhalte und Sicherungen vor der Übertragung auf dem Endgerät verschlüsselt. Der gemeinsam bearbeitete Schulmandant muss dagegen Zuordnungen und Rollen serverseitig prüfen und verarbeitet die dafür erforderlichen Fachdaten weisungsgebunden; er ist daher nicht Teil der persönlichen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung des Einzelmodus. Für beide Modi erfolgt die Übertragung verschlüsselt per TLS. Kontodaten, Berechtigungen, Abrechnungsinformationen und technische Metadaten sind nicht Teil einer Inhaltsverschlüsselung.

Eigene private Termine im Schulmodus

Eigene private Kalendereinträge bilden eine Ausnahme von den gemeinsam bearbeiteten Schuldaten: Titel und Notizen werden auf dem Endgerät mit dem Kontoschlüssel Ende-zu-Ende-verschlüsselt und nur für die eigene Konto- und Schulmitgliedschaft bereitgestellt. Datum, Beginn, Ende, interne Zuordnungen und die Benachrichtigungswahl sind technische Metadaten und serverseitig lesbar. Andere Lehrkräfte und Schulplaner erhalten weder den Termintitel noch die Notiz. Bitte tragen Sie auch hier nur notwendige Angaben ein, insbesondere keine medizinischen Diagnosen.

Die im Terminformular auswählbare Meldung an die Planung übermittelt ein neutrales Nichtverfügbarkeitsintervall. Berechtigte Planer können dadurch betroffene Unterrichtsbesetzungen prüfen. Eine vorgemerkte E-Mail enthält Schule, Lehrerkürzel und Zeitraum, aber keine privaten Inhalte. Die Berechtigung der Empfänger wird vor dem Versand erneut geprüft. Terminlöschung beziehungsweise Abschalten der Meldung nimmt das verknüpfte Intervall zurück, soweit bereits dokumentierte Unterrichtsvorgänge dem nicht entgegenstehen; veröffentlichte Vertretungen werden nicht automatisch gelöscht.

Private Termine bleiben bis zur Löschung des Termins, des Kontos oder der Schule gespeichert. Ein zusätzlicher automatischer Fristenlöschlauf für diese Termine besteht derzeit nicht. Die Mailwarteschlange enthält interne Identitäten und neutrale Zeitmetadaten, keine Termininhalte; ihre Einträge werden nach sieben Tagen im begrenzten Wartungslauf entfernt. Der Versand wird bei Fehlern begrenzt wiederholt, ist aber nicht garantiert. Diese Funktion ersetzt weder die schulische Freigabe noch die Festlegung notwendiger Aufbewahrungs- und Löschfristen durch die verantwortliche Stelle.

Personalplanung und Mehrarbeitsnachweise im Schulmodus

Für die schulische Einsatzplanung und die nachvollziehbare Vorbereitung einer Prüfung durch die zuständige Personalstelle können zusätzlich Lehrkraftkennungen, Beschäftigungs- und Unterrichtsumfang, Vergütungsfallgruppe, Einsatz- und Verfügbarkeitszeiten, bestätigte Unterrichtsnachweise, Ausgleichszeiten, dienstliche Belegreferenzen, tatsächlich gezahlte Bruttoabschläge sowie Prüfentscheidungen und versionierte Monats- und Halbjahresberichte verarbeitet werden. Medizinische Diagnosen, private Abwesenheitsgründe, Bankverbindungen und Steuer-Identifikationsnummern werden für den Mehrarbeitsnachweis nicht benötigt.

Persönliche Nachweise und Berichte sind für die betreffende Lehrkraft und entsprechend berechtigte Schuladministratoren zugänglich. Administrative Vergütungsvorgänge erfordern eine zusätzliche Verifizierung; ein reines Planungsrecht berechtigt nicht zur Finanzverwaltung. Diese Personaldaten sind im berechtigten Schulbereich serverseitig lesbar und gehören nicht zur persönlichen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. TCA trifft keine abschließende Vergütungsentscheidung und veranlasst weder Auszahlung noch Rückforderung.

Die verantwortliche Schul- oder Personalstelle muss Rechtsgrundlage, Weisungsumfang, Zugriffsrechte, erforderliche Beteiligungen und Aufbewahrungsfristen vor der produktiven Nutzung dokumentieren. Versionierung ersetzt keine Löschpflicht. Über Aufbewahrung, Berichtigung durch Korrekturstände und anschließende Löschung ist nach einem dokumentierten, für diese Personaldaten gesondert festgelegten Verfahren zu entscheiden. Ein automatischer Fristenlöschlauf für diese Nachweise ist derzeit nicht eingerichtet. Die Aufbewahrungsregeln für Klassenbücher oder technische Sicherheitsprotokolle werden nicht pauschal auf Vergütungsnachweise übertragen.

PDF- und JSON-Berichte werden nur nach ausdrücklicher Auswahl lokal gespeichert. Sie enthalten keine Schülerlisten, Unterrichtsthemen oder internen Kontokennungen, bleiben aber personenbezogen und sind nicht automatisch verschlüsselt. Es erfolgt kein automatischer Versand an Arbeitgeber, Zahlungsdienste oder andere Empfänger. Die exportierende Stelle legt sicheren Ablageort, Empfänger und Löschfrist fest.

Abgrenzung zum bestehenden Auftrag: Diese Funktionsbeschreibung ist kein automatisch vereinbarter Nachtrag zur AVV-Fassung vom 8. September 2026. Vor einer Verarbeitung außerhalb des bereits dokumentierten Auftragsumfangs sind der erforderliche Weisungsumfang und gegebenenfalls ein gesonderter Nachtrag mit der vertretungsberechtigten verantwortlichen Stelle zu vereinbaren. Bestehende Annahmeerklärungen werden nicht geändert oder erweitert. Die Software prüft eine solche gesonderte Nachtragsannahme derzeit nicht automatisch.

7. Automatische Sicherungen und Synchronisierung

Synchronisierungsstände, Konfliktinformationen und verschlüsselte Sicherungsdateien werden kontobezogen gespeichert. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beziehungsweise bei Schuldaten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Server und App halten höchstens die 14 neuesten automatischen Sicherungen vor; automatische und manuelle Sicherungen sind zusammen standardmäßig auf 2 GiB je Konto begrenzt. Manuelle Sicherungen bleiben bis zur Löschung durch einen berechtigten Nutzer oder bis zur Kontolöschung gespeichert. Bei einer Kontolöschung werden die zugehörigen Sicherungsdateien und produktiven Kontodaten entfernt; gesetzlich aufzubewahrende Abrechnungsunterlagen bleiben davon unberührt.

8. E-Mail-Versand

Bestätigungs-, Anmelde-, Neugeräte-, Sicherheits-, Vertrags-, Schul-Einladungs- und Support-E-Mails werden über das konfigurierte Postfach bei 1blu versandt. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Anzeigename, automatisch gebildeter Gerätename, Plattform, Zeitpunkt, Schulname, Lehrkraftkürzel, Nachrichteninhalt und Zustellmetadaten. Schuleinladungen enthalten kein Passwort, sondern einen zufälligen, nur gehasht gespeicherten, einmal verwendbaren und sieben Tage gültigen Aktivierungslink. Sensible Schuladminfunktionen erfordern zusätzlich einen achtstelligen E-Mail-Code. Dessen Hash läuft nach zehn Minuten oder spätestens fünf Fehlversuchen ab; die daraus erzeugte, ebenfalls nur gehasht gespeicherte und mandantengebundene Adminfreigabe läuft nach acht Stunden ab und verbleibt im Client nur im flüchtigen Arbeitsspeicher. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Schuldaten die dokumentierte Weisung der verantwortlichen Stelle, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Kontosicherheit und Nachweis.

9. Zahlungen

Für Webzahlungen nutzt KapCorp Labs Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande. Zur Zahlungsabwicklung und Betrugsprävention werden die erforderlichen Kontakt-, Vertrags-, Zahlungs- und Transaktionsdaten erst bei einer vom Nutzer gestarteten Bestellung an Mollie übermittelt. Karten- und Bankdaten werden unmittelbar auf der gehosteten Mollie-Seite verarbeitet und nicht bei TCA gespeichert. Mollie handelt für die Zahlungsabwicklung als eigenständig Verantwortlicher. Mollie kann nach den eigenen Datenschutzhinweisen Dienstleister auch außerhalb des EWR einsetzen und beschreibt dort die jeweils verwendeten Übermittlungsmechanismen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Verfügbare Zahlungsarten hängen vom freigeschalteten Händlerprofil, Land, Gerät und Browser ab. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Mollie.

Bei Käufen über Google Play oder andere App-Stores verarbeitet zusätzlich der jeweilige Store Zahlungs-, Konto- und Transaktionsdaten in eigener Verantwortlichkeit. TCA erhält nur die zur Berechtigungsprüfung und Vertragsverwaltung notwendigen Kaufinformationen.

10. Widerruf, Kündigung und Vertragsnachweise

Bei elektronischen Widerrufs- oder Kündigungserklärungen verarbeiten wir Namen, E-Mail-Adresse, Vertragsreferenz, Erklärungsart, gewünschten Beendigungszeitpunkt, freiwillige Begründung sowie Eingangszeit. Die Daten dienen der Vertragsabwicklung und dem rechtlichen Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO) und werden nach Ablauf der einschlägigen gesetzlichen Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Sicherheitsdaten und Versandwarteschlange

Zur Begrenzung von Fehlversuchen werden kontobezogene Versuchszähler und vorübergehende Sperrzeiten gespeichert. Neugeräte-Benachrichtigungen werden zusammen mit der erfolgreichen Anmeldung in eine zugriffsgeschützte Versandwarteschlange eingetragen. Bei vorübergehenden Versandfehlern erfolgen erneute Zustellversuche. Erledigte Einträge werden im täglichen Bereinigungslauf nach sieben Tagen entfernt; offene Einträge bleiben bis zur Zustellung oder Kontolöschung erhalten. Nicht abgeschlossene Authenticator-Einrichtungen werden im täglichen Bereinigungslauf nach einem Tag entfernt; aktive Authenticator-Geheimnisse und Notfallcodes bei Deaktivierung oder Kontolöschung.

11. Kamera, Dateien und Gerätefunktionen

Die Kamera wird erst nach einer Nutzeraktion und mit den erforderlichen System- oder Browserberechtigungen für das Scannen eines TCA-Wiederherstellungs- oder Anmelde-QR-Codes aktiviert. Die Erkennung erfolgt lokal; Kamerabilder werden nicht an den TCA-Server oder einen externen Erkennungsdienst übertragen. Die Browser-Erkennungsbibliothek wird von derselben Website geladen, nicht von einem fremden CDN. Unter Windows verbleiben die für die QR-Erkennung aufgenommenen Kamerabilder ebenfalls ausschließlich im Arbeitsspeicher; es werden dafür keine Bilddateien im Bilderordner oder in temporären Verzeichnissen angelegt. Datei- und Freigabefunktionen werden für gewählte Importe, Exporte und Sicherungen genutzt. TCA greift nicht ohne eine Nutzeraktion auf beliebige Dateien zu.

12. Speicherdauer und Kontolöschung

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, den Vertrag, Sicherheit und gesetzliche Pflichten erforderlich sind. Im laufenden Betrieb gelten insbesondere folgende technische Regelfristen:

Ein Konto kann über die App gelöscht werden, sofern keine aktive kostenpflichtige Vertragslaufzeit entgegensteht. Die Vertragsbeendigung ist davon getrennt über „Verträge hier kündigen“ möglich. Nach Kontolöschung werden kontobezogene Fachinhalte und Sicherungsdateien aus dem Produktivsystem entfernt. Handels- und steuerrechtlich relevante Rechnungs-, Zahlungs- und Vertragsnachweise werden trotz Kontolöschung im gesetzlich notwendigen Umfang zugriffsbeschränkt aufbewahrt und anschließend gelöscht.

13. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Empfänger sind nur eingesetzte Auftragsverarbeiter, Zahlungs- und Storeanbieter, fachlich notwendige Dienstleister sowie Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung. Serverbetrieb und E-Mail-Versand sind auf Deutschland ausgerichtet. 1blu verarbeitet Infrastruktur- und E-Mail-Daten als Auftragsverarbeiter; Mollie und gegebenenfalls ein App-Store verarbeiten Zahlungs- und Vertragsdaten in eigener Verantwortlichkeit. Bei Empfängern mit möglichem Drittlandbezug werden die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien, vor der Übermittlung geprüft.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann für die Zukunft widerrufen werden. Anfragen sind an die oben genannte E-Mail-Adresse zu richten. Bei Schuldaten sollte die Anfrage zunächst an die verantwortliche Schule oder Stelle gerichtet werden.

Daneben besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei der für den Sitz des Verantwortlichen zuständigen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: www.ldi.nrw.de

15. Pflicht zur Bereitstellung

Die für Konto, Vertrag und Zahlung gekennzeichneten Angaben sind für die jeweilige Leistung erforderlich. Ohne sie können Konto oder Abonnement nicht bereitgestellt werden. Freiwillige Angaben sind entsprechend gekennzeichnet. Der Lizenzzugang wird technisch anhand der gespeicherten Laufzeit und des Zugangsstatus geprüft. Es findet dabei kein Profiling des Verhaltens statt. Bei einer fehlerhaften Zuordnung oder Sperre kann eine menschliche Überprüfung über den Supportkontakt angefordert werden.

16. Änderungen

Diese Hinweise werden angepasst, wenn Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage dies erfordern. Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Form bekanntgegeben.

Stand: 11. September 2026